Phân tích dữ liệu là một công việc rất quan trọng giúp chúng ta có thể lập báo cáo tốt hơn, tránh được những sai sót, đảm bảo được tính chính xác của báo cáo. Vậy phân tích dữ liệu là phải làm những công việc gì? Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu về kỹ năng phân tích dữ liệu trước khi lập báo cáo trên Excel thông qua 1 bài tập sau:

Giả sử rằng bạn làm ở vị trí trưởng bộ phận bán hàng. Cuối tháng bạn nhận được 1 bảng dữ liệu về bán hàng trong tháng của cửa hàng mình như sau:

1. Đặc điểm về loại dữ liệu trong Excel

Dữ liệu trong Excel gồm 3 loại chính:

• Loại Text: là dạng ký tự chữ, chuỗi ký tự, không phải là dạng số
• Loại Number: là dạng số, gồm các loại Number, Accounting, Currency, Percentage…
• Loại Date: là dạng ngày tháng. Về bản chất loại Date vẫn là loại Number nhưng được chuyển sang 1 nhóm riêng

Do đó trong mỗi trường dữ liệu (cột dữ liệu) phải thống nhất cùng chung 1 loại dữ liệu để đảm bảo tính thống nhất về dữ liệu.

Dựa vào bảng dữ liệu trên chúng ta thấy:

• Dữ liệu loại Date là cột Ngày (cột A)
• Dữ liệu loại Text là cột Nhân viên bán hàng (cột B) và Tên mặt hàng (cột C)
• Dữ liệu loại Number là cột Số lượng (cột D), Đơn giá (cột E), Thành tiền (cột F)

Yêu cầu phải làm:

• Cột dữ liệu Ngày: định dạng dữ liệu về dạng Ngày tháng thay vì hiển thị dưới dạng số như ban đầu. Kiểm tra dữ liệu trong cột Ngày có nội dung nào không đúng định dạng ngày tháng không, có lỗi về dữ liệu dạng ngày tháng không
• Cột dữ liệu Text: có nội dung nào bị thừa dấu cách không, các đối tượng trên được nhập theo danh sách có nội dung nào nằm ngoài danh sách không, có nội dung nào sai lỗi chính tả không…
• Cột dữ liệu Number: định dạng dữ liệu về dạng Số có dấu ngăn cách hàng nghìn. Kiểm tra dữ liệu xem có nội dung nào không phải là dạng số không

2. Kỹ thuật phân tích dữ liệu

a. Dữ liệu Ngày

Để định dạng dữ liệu ngày, chúng ta sẽ làm các bước sau:

• Chọn toàn bộ cột dữ liệu
• Bấm chuột phải chọn Format Cells cho cột đó
• Trong Format cells chọn dạng Date hoặc Custom/ Mục type nhập dd/mm/yyyy

b. Dữ liệu dạng Text

Đặc trưng của dữ liệu dạng Text là:

• Dễ có lỗi sai do bất cẩn khi nhập, khi đánh máy
• Khó sửa lỗi do các lỗi không có tính quy luật, dữ liệu dạng Text khó xử lý hơn các dạng khác
• Không có quy định hay nguyên tắc về Format.

Do đó để có thể xử lý dữ liệu dạng text cần chú ý các kỹ thuật sau:

• Lọc dữ liệu trùng, lọc dữ liệu không trùng: sử dụng Advanced Filter hoặc Remove duplicates
• Phát hiện dữ liệu sai, không có trong danh sách bằng Conditional formatting
• Sử dụng Text to column để phân tách dữ liệu ra nhiều cột

c. Dữ liệu dạng Số

Để định dạng dữ liệu Số, chúng ta sẽ làm các bước sau:

• Chọn toàn bộ cột dữ liệu
• Bấm chuột phải chọn Format Cells cho cột đó
• Trong Format Cells chọn Number. Decimal places (số sau dấu phẩy) chọn là 0 vì không có số sau dấu phẩy, chọn dấu ngăn cách phần nghìn đánh dấu tích vào ô Use 1000 separator

3. Luyện tập kỹ năng phân tích dữ liệu

Các bạn tải về bảng dữ liệu mẫu tại: https://drive.google.com/file/d/11_52nDIkpjJqtMV4A3c0OSJX2UJGhLKc/view

Trong bài tập này chúng ta sẽ làm thử với việc phân tích các dữ liệu dạng Text xem có lỗi gì không nhé.

Cột Nhân viên bán hàng

Để kiểm tra dữ liệu nhập tại cột này có chính xác với cột Danh sách nhân viên hay không, chúng ta dùng Conditional formatting để kiểm tra như sau:

Đếm từng nội dung ở cột B, bắt đầu từ ô B2 trong danh sách H2:H6. Nếu kết quả hàm đếm ra = 0 tức là giá trị đó không có trong danh sách, tức là nhập sai.

Kết quả ô B4 cho chúng ta biết ô này nhập sai. Dù hiển thị bằng mắt thường không thấy sai nhưng về bản chất dữ liệu là sai, có lỗi.

Do đó chúng ta sẽ sửa lại nội dung tại ô này cho đúng.

Các nội dung khác các bạn hãy luyện tập làm và phát hiện các lỗi nhé.

4. Tổng kết

Bạn làm tốt các bài tập, nhưng bạn lại không tự tay làm được các báo cáo trong công việc, nguyên nhân chính là việc bạn không biết cách phân tích dữ liệu. Bởi thông thường các bài tập cho sẵn thường bỏ qua bước phân tích dữ liệu, giả định rằng dữ liệu luôn đúng. Trong khi đó thực tế lại cho thấy người nhập dữ liệu vào excel hoặc khi trích xuất dữ liệu từ phần mềm khác ra Excel lại gây ra rất nhiều lỗi dữ liệu. Nếu không có kỹ năng phân tích dữ liệu thì không thể ra được báo cáo đúng.

Phân tích dữ liệu là 1 “kỹ năng“, nó phụ thuộc vào kinh nghiệm và sự luyện tập nhiều. Bạn càng luyện tập nhiều thì càng giỏi trong việc phân tích dữ liệu. Công cụ để phân tích thì rất đa dạng, khó có thể nhớ hết được. Tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng một vài công cụ đặc trưng, hay sử dụng nhất để luyện tập phát triển kỹ năng này.

Nguồn: hocexcel

Có thể bạn chưa biết:

• Hướng dẫn tổng quan về Kinh Doanh Thông Minh – Business Intelligence – BI
• TỔNG QUAN VỀ DATA MINING (P3): QUÁ TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP
• THÁCH THỨC TRONG QUÁ TRÌNH KHAI THÁC DỮ LIỆU BIG DATA
• BIG DATA LÀ GÌ? – MỘT KHÁI NIỆM CỰC KỲ ĐƠN GIẢN
• TỔNG QUAN VỀ DATA MINING (P1): KHAI PHÁ DỮ LIỆU LÀ GÌ?
• Dữ liệu
• Phương pháp thuyết trình đạt hiệu quả trong môi trường kinh doanh!
• TỔNG QUAN VỀ DATA QUALITY – CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU (P1)
• CHUYÊN GIA PHÂN TÍCH DỮ LIỆU – SỰ THÀNH CÔNG TRONG TƯƠNG LAI
• TỔNG QUAN VỀ CUSTOMER DATA (P.1) – DỮ LIỆU KHÁCH HÀNG LÀ GÌ?
• Các phương pháp thu thập dữ liệu
• CÁC CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ CHATBOT

Tư vấn và xây dựng hệ thống big data

• Khảo sát, đánh giá cơ sở hạ tầng hệ thống hiện có để xem tính khả thi cho việc ứng dụng lưu trữ và khai thác Bigdata.
• Tư vấn và xây dựng hệ thống phục vụ Bigdata theo tình hình hoạt động sản xuất/kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu (Data warehouse).
• Hệ thống xử lý dữ liệu (ETL system).
• Hệ thống phân tích dữ liệu (Analysis system).
• Hệ thống phục vụ báo cáo (Report & BI system).
• Vận hành, bảo trì hệ thống.

Phân tích dữ liệu big data

• Xây dựng thuật toán khai thác dữ liệu dựa thực tế kinh doanh của công ty
• Ứng dụng các mô hình định lượng thông minh để phân tích hành vi tiêu dùng
• Dự báo nhu cầu tiêu dùng và chuẩn đoán những nguy cơ rời dịch vụ
• Phát triển các giải pháp kinh doanh tăng doanh thu và kiểm soát rủi ro trong kinh doanh

Tư vấn chiến lược

• Xây dựng chiến lược kinh doanh thông minh dựa trên kết quả phân tích thông minh từ nguồn big data
• Phân khúc thị trường và định vị những phân khúc ưu tiên khai thác
• Đổi mới sản phẩm và dịch vụ để giữ chân khách hàng và giảm thiểu rủi ro rời dịch vụ
• Xây dựng các chương trình khuyến mãi theo khúc thị trường hạn chế tối thiểu spam đến khách hàng

Training lĩnh vực dữ liệu

• Kiến thức về cơ bản trong khai thác big data
• Kiến thức nâng cao hướng đến khai thác big data
• Xây dựng chiến lược marketing dựa trên kết quả khai thác big data
• Chuyển giao công nghệ mô hình khai thác big data

DVMS chuyên:
- Tư vấn, xây dựng, chuyển giao công nghệ Blockchain, mạng xã hội,...
- Tư vấn ứng dụng cho smartphone và máy tính bảng, tư vấn ứng dụng vận tải thông minh, thực tế ảo, game mobile,...
- Tư vấn các hệ thống theo mô hình kinh tế chia sẻ như Uber, Grab, ứng dụng giúp việc,...
- Xây dựng các giải pháp quản lý vận tải, quản lý xe công vụ, quản lý xe doanh nghiệp, phần mềm và ứng dụng logistics, kho vận, vé xe điện tử,...
- Tư vấn và xây dựng mạng xã hội, tư vấn giải pháp CNTT cho doanh nghiệp, startup,...

Vì sao chọn DVMS?
- DVMS nắm vững nhiều công nghệ phần mềm, mạng và viễn thông. Như Payment gateway, SMS gateway, GIS, VOIP, iOS, Android, Blackberry, Windows Phone, cloud computing,…
- DVMS có kinh nghiệm triển khai các hệ thống trên các nền tảng điện toán đám mây nổi tiếng như Google, Amazon, Microsoft,…
- DVMS có kinh nghiệm thực tế tư vấn, xây dựng, triển khai, chuyển giao, gia công các giải pháp phần mềm cho khách hàng Việt Nam, USA, Singapore, Germany, France, các tập đoàn của nước ngoài tại Việt Nam,…

Quý khách xem Hồ sơ năng lực của DVMS tại đây >>

Quý khách gửi yêu cầu tư vấn và báo giá tại đây >>

Có thể bạn quan tâm:

Quản lý thu chi kinh doanh, tài chính cá nhân,... trên điện thoại và máy tính bảng.

Đầy đủ tính năng cần thiết và dễ dàng sử dụng. Dùng miễn phí nhưng an toàn tuyệt đối!

Quản lý thu chi kinh doanh.
Quản lý thu chi bán hàng online.
Quản lý thu chi cửa hàng.
Quản lý vay nợ, trả nợ.
Quản lý thanh khoản hợp đồng.
Quản lý tài chính cá nhân.
Quản lý tài chính hộ gia đình.
Quản lý tài khoản tiền mặt, tài khoản ngân hàng.
An toàn, không sợ bị lộ dữ liệu tài chính.
Dễ dàng thao tác mọi lúc mọi nơi.

* Ứng dụng của chúng tôi hoàn toàn miễn phí, chạy offline, trên ứng dụng chỉ có banner quảng cáo nhỏ của Google. Chúng tôi không thu thập dữ liệu người dùng, không cài cắm các phần mềm độc hại, không gây tốn pin,...

• Các nền tảng công nghệ hỗ trợ cho KHỞI NGHIỆP và CHUYỂN ĐỔI SỐ tiết kiệm, hiệu quả,...
• 5 lý do sở hữu một ứng dụng di động là cần thiết đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Hệ thống điều hành, tìm gọi và quản lý xe sử dụng công nghệ mới
• Khắc phục lỗi đăng nhập Windows 10, không thể login vào Windows 10
• Mạng xã hội là gì? Hiểu đầy đủ nhất về mạng xã hội
• IoT là gì? ứng dụng của IoT trong cuộc sống hiện đại
• Hướng dẫn cài ứng dụng, phần mềm cho Android trực tiếp bằng tập tin APK
• Ứng dụng bán hàng trên smartphone, smart TV, mạng xã hội...
• 100 Website đặt backlink miễn phí chất lượng
• Platform là gì?
• Cách đổi tên thiết bị Android
• Hệ thống order chuyên nghiệp cho quán ăn, cafe, nhà hàn
• Thông tin Du Lịch có ngay trong túi mọi người
• Phân hệ Quản lý Đội xe (Fleet Management) trong một hệ thống ERP thường có gì?
• Giải pháp cho dịch vụ bác sĩ gia đình
• Hệ thống chấm công từ xa thông minh SAttendance và hệ thống định vị STracking
• Phòng khám, bệnh viện thông minh
• Bác sĩ gia đình, chăm sóc sức khỏe tại nhà
• Kinh doanh vé xe, đặt vé xe, vé máy bay trên smartphone, Smart TV, Mạng xã hội
• Tìm bất động sản, tìm nhà đất, tìm phòng theo mô hình uber trên smartphone
• App hẹn lịch chăm sóc sắc đẹp, book vé spa, massage
• STracking ứng dụng chấm công nhân viên làm các công việc ngoài văn phòng công ty
• Nhà thuốc, dược trên smartphone và tablet
• VIP Finance Hệ Sinh Thái phân tích đánh giá cổ phiếu, trái phiếu, thị trường vàng, thị trường forex